Hoy en día sabemos que la tecnología siempre busca la forma de facilitarnos nuestro día a día y el mundo de los negocios no es la excepción. Todos los negocios necesitan adaptarse a los cambios para estar presentes en el mercado y la transformación digital puede ser fundamental para estas adaptaciones, las firmas de documentos por lo general solían hacerse en papel y de forma presencial lo que significa que tenías que disponer de tiempo y recursos como el transporte, sin embargo y gracias a los avances tecnológicos hay opciones que te facilitan estos procesos, son legales y lo mejor de todo es que son rápidos ya que solo necesitas tener conexión a internet y un teléfono inteligente. A continuación te presentamos en este artículo como funciona la firma digital de documentos, sus bases legales y algunos tutoriales para mejor entendimiento.
¿Qué es y para que sirve la firma electrónica?
La firma electrónica es un conjunto de datos o símbolos electrónicos que sustituyen a la firma autógrafa (es decir, en papel) y que acompañan o complementan un documento electrónico que permite al que envío el documento cuyas funciones básicas son identificar al autor de la firma sin equivocaciones y al mismo tiempo asegura que el documento es exactamente el mismo que fue enviado y no puede ser alterado o sufrir manipulación alguna.
Bases legales en el código civil de México
En México la firma de documentos electrónicos es soportada por bases legales desde hace más de 10 años.
El artículo 1803 del código civil dice que todo contrato es valido si existe un acuerdo documentado en papel, de manera verbal o por un documento electrónico. Por otra parte el art. 89 del código de comercio cita lo siguiente:
Las actividades reguladas por este Título se someterán en su interpretación y aplicación a los principios de neutralidad tecnológica, autonomía de la voluntad, compatibilidad internacional y equivalencia funcional del Mensaje de Datos en relación con la información documentada en medios no electrónicos y de la Firma Electrónica en relación con la firma autógrafa. En los actos de comercio y en la formación de los mismos podrán emplearse los medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología.
Actualmente hay 4 tipos de firmas electrónicas vigentes y legales en México.
Firma Simple: Este tipo de firma se recomienda para los documentos que tienen poco riesgo jurídico ya que para este tipo de firmas solo necesitas meter un PIN y aceptar las condiciones de uso.
Firma Avanzada: La firma electrónica avanzada es un conjunto de datos que se le adjuntan a un documento electrónico, cuyo objetivo es identificar al emisor del mensaje como autor legitimo del mismo como si se tratara de una firma autógrafa. Siempre y cuando cumpla con estos requisitos según el artículo 97 del Código de Comercio considera:
Los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante.
Estos datos deben estar en completo control del firmante.
Es posible identificar cualquier cambio o alteración a la firma electrónica una vez hecha.
Es posible detectar cualquier alteración a la integridad de la información del mensaje de datos después del momento de la firma.
3. Firma digital: Es un método criptográfico que asocia a la identidad de una persona a un mensaje o documento.
4. Firma Biométrica: Esta es la firma que se realiza con puño y letra en dispositivos digitales como tablets, teléfonos, etc. También se puede usar la huella digital en este tipo de firma ya que su objetivo es identificar al firmante.
La diferencia entre la firma digital y la electrónica es la siguiente: La principal es que la digital hace referencia a una serie de métodos criptográficos y la firma electrónica es de naturaleza fundamentalmente legal ya que tiene validez jurídico. La firma digital también es legal pero esta no tiene naturaleza jurídica.
Ventajas de documentos firmados electrónicamente
Las ventajas de estos procesos pueden llegar a ser variantes para algunas personas de acuerdo a cual sea el uso que le den, sin embargo, en las ventajas más destacadas se encuentran las siguientes:
Reducción de costos: Como mencionamos antes el firmar documentos de forma presencial implica el uso de transporte para llegar al lugar donde se llevara a cabo la firma de documentos. Por otro lado al ser digital quiere decir que es un documento que te llega a tu correo y lo puedes tener ahí para cuando necesites revisarlo lo que implica que ya no será requerido el uso de papel y por ende será un gasto que ya no se tendrá al ser un documento que no necesita ser impreso para poder ser firmado.
Mejora la experiencia con el cliente: Esto es una mejora significativa en cuanto al servicio del cliente ya que al ser electrónico el procedimiento te brinda comodidad y ahorro de tiempo que hoy en día es algo crucial a la hora de hacer negocios.
Seguridad: Estos sistemas digitales de firma de documentos electrónicos son altamente eficaces y muy confiables ya que a diferencia de los documentos firmados en papel estos no pueden ser alterados o editados lo que anula completamente las opciones de fraude o malos entendidos, además estos sistema al momento de la creación de un documento electrónico te da un código que aparecerá al principio de tu documento en la parte izquierda, el cual es único.
Movilidad: Firmando un contrato electrónicamente como mencionamos antes te llega una copia a tu correo de dicho documento si eres el firmante, y al autor de igual manera le llegará una copia lo que quiere decir que podrás revisar este documento las veces que quieras en donde quieras siempre y cuando tengas la ayuda de una computadora o un teléfono. Cuando los documentos son firmados en papel significa que solo existirá ese original y si se llega a extraviar el autor tendría que hacer un documento nuevo, perdiendo tiempo y dinero.
Proceso para la firma electrónica de documentos:
Portafolio Inmobiliario siempre trata de estar a la vanguardia en estos temas por lo que la app que utilizamos para la firma de documentos electrónicos es DOCUSIGN que es la más completa y segura para este tipo de procedimientos.
Para realizar un proceso básico de una firma electrónica, es necesario seguir los siguientes pasos:
El firmante elabora y firma un documento electrónico.
A través de la aplicación utilizada para firmar electrónicamente, se elabora un resumen de dicho documento, el cual es único y no es posible de editar. Lo cual es garantía de seguridad.
La aplicación crea un resumen de la transacción. Este documento nuevo, es precisamente la firma electrónica.
Tutoriales para mejor entendimiento:
Para firmar desde tu computadora:
Para firmar desde tu celular:
Si tienes dudas o comentarios escríbenos y con gusto te atenderemos.
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